Outlook / Tipp 16 /
Lange Mail‑Ketten zusammenfassen mit Copilot in Outlook
„Acht Mails, du warst nicht dabei?“
Das Problem
Eine lange Mail-Kette mit vielen Beteiligten liegt im Postfach, du warst nicht dabei und sollst trotzdem bald antworten.
Der Satz zum Kopieren
Fasse diese Mail‑Kette in fünf Punkten zusammen, mit Terminen, Entscheidungen und offenen Fragen.
Schritt für Schritt
- 01Öffne die Mail-Kette in Outlook im Web.
- 02Klicke im Menüband auf Copilot.
- 03Gib den Satz ein: „Fasse diese Mail-Kette in fünf Punkten zusammen, mit Terminen, Entscheidungen und offenen Fragen.“
- 04Lies die fünf Punkte: Termine wie die Angebotsfrist, Entscheidungen und offene Fragen wie die Zolltarifnummer.
- 05Achte auf Widersprüche, die Copilot meldet, etwa zwei Uhrzeiten für denselben Termin.
- 06Prüfe Daten und Wochentage selbst in den Mails, bevor du antwortest.
So geht’s
Öffne die lange Kette in Outlook im Web und klicke im Menüband auf Copilot. Gib dann diesen Satz ein:
Fasse diese Mail-Kette in fünf Punkten zusammen, mit Terminen, Entscheidungen und offenen Fragen.
Im Beispiel hat Julia eine Kette mit acht Mails zu einem großen Auftrag vor sich. Kunde, Technik, Einkauf und Geschäftsführung schreiben durcheinander, und bis Mittwochabend braucht sie eine Antwort. Copilot liefert fünf Punkte, darunter die Werksabnahme, die Angebotsfrist und die offene Frage zur Zolltarifnummer. Weil der Satz ausdrücklich nach Terminen, Entscheidungen und offenen Fragen fragt, stehen genau diese Dinge in der Antwort.
Worauf du achten musst
Manche Widersprüche meldet Copilot von selbst. Schon im ersten Punkt nennt er zwei Uhrzeiten für die Werksabnahme: 9:00 und 10:00 Uhr. Dafür musst du nicht nachfragen.
Andere Widersprüche fallen durch. Der 13. November ist ein Freitag, in einer Mail steht dafür aber Donnerstag. Das bemerkt Copilot nicht. Prüfe Daten, Wochentage und Uhrzeiten deshalb selbst in den Mails, bevor du antwortest oder einen Termin zusagst.
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